Estas medidas están diseñadas para cumplir con regulaciones financieras y garantizar la transparencia, la seguridad de los datos y la integridad de las comunicaciones.
Algunas de las estrategias comunes incluyen:
- Capacitación y educación: sobre las regulaciones aplicables y las políticas internas relacionadas con la comunicación con clientes. Esto ayuda a que los empleados comprendan sus responsabilidades y las implicaciones regulatorias de sus acciones.
- Uso de herramientas de comunicación corporativas: sistemas de correo electrónico y mensajería interna seguros, que cumplen con las normativas y permiten un seguimiento adecuado de las comunicaciones.
- Supervisión y auditoría: sistemas de supervisión y auditoría para rastrear y revisar las comunicaciones entre empleados y clientes. Esto ayuda a garantizar que se cumplan las regulaciones y que las conversaciones se registren adecuadamente.
- Tecnología de seguridad de la información: para proteger los datos confidenciales de los clientes. Esto incluye el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el control de acceso a sistemas y plataformas.
- Registro y archivo de comunicaciones: se exige a los empleados que registren y archiven todas las comunicaciones con los clientes durante un período específico. Esto garantiza que haya una documentación completa en caso de necesidad de auditoría o investigación regulatoria.
- Políticas de cumplimiento: que detallan las pautas para la comunicación con clientes, incluyendo la prohibición de utilizar canales personales para asuntos comerciales y la necesidad de obtener el consentimiento del cliente para ciertas acciones.
Sin embargo, y a pesar del esfuerzo invertido en los ítems anteriores, vemos que en algunos casos siguen existiendo ciertos flancos débiles.
El creciente uso de las redes sociales y las aplicaciones de mensajería en la comunicación con clientes, ha complejizado la capacidad de algunas empresas de asegurarse de estar cumpliendo las regulaciones y políticas internas.
En muchos casos los empleados están utilizando sus propios canales (personales) para dicha comunicación como teléfonos personales y WhatsApp.
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